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COVID-19: quando as dificuldades despertam o que há de melhor numa equipa

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Covid-19

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Faz hoje 4 semanas que, de uma hora para a outra, assumimos o teletrabalho para toda a equipa. Fizemo-lo como medida de proteção da nossa equipa e como contributo social para vencermos esta pandemia global da covid-19.

Se na altura, as dúvidas foram muitas, hoje é com clareza que parabenizamos a clarividência das posições dos nossos diretores naquela célebre reunião onde esta decisão foi tomada.

Com efeito, desde então, as medidas sanitárias de combate a este coronavírus não páram de escalar – o estado de emergência foi prolongado – e os números de infetados e óbitos não páram de aumentar. Felizmente, o seu crescimento está a acontecer a um ritmo que tem permitido que o principal objetivo esteja a ser conseguido: o não colapso do sistema de saúde, permitindo que todos os infetados que precisem de assistência médica possam disso usufruir. Só por este indicador, ficamos com a tranquilidade de que está a valer a pena.

Estamos particularmente satisfeitos que toda a nossa equipa está de saúde não tendo nenhum caso infetado. Com 100 pessoas distribuídas por 5 escritórios, que até então diariamente interagiam com clientes, fornecedores, parceiros, serviços externos, etc., naturalmente que alguns de nós já tínhamos contactado com alguém que entretanto se revelou ser um caso confirmado. Contudo, o período de incubação está ultrapassado e portanto estamos tranquilos quanto à importância desta nossa mudança para teletrabalho e foco no distanciamento social que estamos a cumprir.

E como está a ser esta experiência? O que estamos a fazer e a aprender? Como estamos a superar os desafios? O que vai ficar para o futuro?

Esta experiência de teletrabalho, é diferente de um processo normal de implementação de medidas de trabalho remoto. Com efeito, ela está a ser acompanhado de uma vida pessoal privada de socialização presencial, o que vem acentuar alguns dos desafios tradicionais desta forma de trabalho.

Os dias têm começado e terminado em reunião por equipas. O “bom dia” às 9h – com o plano individual de trabalho e partilha das necessidades e oportunidades de colaboração – e o “até amanhã” antes das 18h, tem sido um poderoso processo de mantermos rotinas e hábitos de trabalho. Feito de forma sistemática e em melhoria contínua, tem contribuído para a produtividade do trabalho e partilha de conhecimento.

A reunião diária de 30 minutos dos diretores – entretanto alterada das 12h para as 12h30 – tem contribuído para inspirar e energizar os nossos líderes de equipas e permitir o fluxo de informação de todos para todos. Usando a metodologia mastermind e com uma liderança alternada, tem servido para ajustar processos, resolver constrangimentos, partilhar soluções, refletir nas oportunidades e mantermo-nos ligados e unidos.

As videoconferências têm sido amplamente utilizadas e promovidas, tanto para as reuniões agendadas – e são cada vez mais – como para qualquer conversa que envolva mais do que duas ou três mensagens no chat. Se no escritório iríamos falar com o colega, então remotamente ainda mais. A imagem e o som ajudam na clarificação da mensagem e potenciam o sentimento de proximidade entre os interlocutores. Por outro lado, como todos estamos preparados para as chamadas de vídeo, o recurso às chamadas telefónicas – só com áudio – tem diminuído.

E os clientes têm também aderido sem qualquer hesitação às reuniões remotas. Aliás, tem sido uma forma de conseguirmos mais reuniões com clientes, permitindo uma maior proximidade para desenvolvimento dos projetos.

Muito curioso constatar que o sketch de Tripp and Tyler: «A Video Conference Call in Real Life» de 2015 está tão desatualizado. Com efeito, a experiência massiva das videoconferências tem sido excelente.

O nosso “guru” – software de planeamento do trabalho – tem estado ao rubro. Com efeito, ele é o garante da informação entre todos de quem faz o quê e quando, e a sua correta utilização tem permitido que a disponibilidade da produção seja conhecida de todos no planeamento do trabalho. A nossa equipa de trabalho do SGP – sistema de gestão da produção – o Nuno e o Micael – que têm assegurado a manutenção e melhoria contínua da plataforma, disponibilizando o acesso à informação de acordo com o perfil de cada utilizador e implementando cada vez mais funcionalidades de suporte à gestão dos projetos.

E onde estão aqueles “espaços” e momentos onde “todos” nos encontramos?

Temos feito por manter as rotinas. Com a criatividade e proatividade da equipa por um lado e com a tecnologia a ajudar por outro, temos conseguido.

Com efeito, o Manuel implementou a nossa sala de café virtual – LOBA remote watercooler – onde toda a equipa se pode encontrar quando quiser (p.ex. à hora do lanche) e desanuviar um pouco com quem lá estiver.

É nesta sala que temos mantido os nossos momentos de partilha semanal – STM (spread, the move) – na primeira hora de sexta-feira. E com uma novidade! Neste espaço semanal, eu e o Adelino, temos deixado uma mensagem a toda a equipa. Momentos especiais carecem de medidas especiais!

A Catarina puxou pela equipa e pelo nosso atleta Rui – que já me prometeu criar perfil no LinkedIn – convertido em personal trainer e criou o LOBA Remotely Fit – #asaulasdofranca. Mantemos a regularidade e o horário e em vez de fazermos treinos conjuntos por escritórios, fazemos treinos com a equipa de todos os escritórios.

O nosso habitual DJ dos momentos de convívio, Luís, lançou a ação de criação da playlist LOBA no Spotify. Uma ação colaborativa que nos permite usufruir das preferências musicais da nossa equipa.

Os nossos “delegados de saúde” Ricardo e Pinto vão-nos mantendo a par da evolução da pandemia em Portugal. Por outras palavras, estamos a ter uma formação intensiva em interpretação de gráficos numa montanha russa diária de emoções!

E se a adaptação ao trabalho em equipa é total, na relação com a comunidade, clientes e parceiros também não poderia deixar de ser!

Avançamos com uma ação de webinars, sendo o primeiro subordinado ao tema do eCommerce em parceria com a VTEX: COVID-19: World on Reset As Oportunidades do eCommerce. Outros estão já na calha!

A Academia ZOHO, liderada pelo Bruno, Diogo, Filipa e Artur, arrancou na data prevista, com formação remota!

No momento que vivemos, a relação entre clientes e marcas é ainda mais premente e sensível. Grande parte do consumo manteve-se com diferentes formas de aquisição e outra parte do consumo alterou-se. É neste contexto de crise, mudança e urgência, que a experiência de cliente é ainda mais importante e que o nosso trabalho tem ainda mais valor.

É também pelos nossos clientes e pelos clientes dos nossos clientes, que nos mantemos despertos, motivados e focados.

Foi por isso, que definimos uma estratégia de dar prioridade aos projetos dos nossos clientes que sejam uma resposta a esta crise. Estamos a trabalhar para dar aos clientes dos nossos clientes a informação, os produtos e os serviços que precisam e como precisam.

Assim, temos mantido o nosso nível de serviço e de entrega e contado com a disponibilidade dos nossos clientes para sessões de trabalho remotas constantes!

Além do foco na nossa equipa e nos nossos clientes, temos “feito a nossa parte” neste combate também em colaboração com a comunidade!

Desenvolvemos pro-bono os websites de suporte à comunicação municipal da covid-19 dos municípios de Oliveira de Azeméis e Guarda (onde temos escritórios) e com o nosso serviço de fullcommerce fazemos parte de uma campanha de doação de fundos para a Cruz Vermelha com a nossa marca preferida de Gin: ADAMUS.

É nesta dinâmica de adaptação e proatividade coletiva que sentimos que “estamos a fazer a nossa parte” e que juntos ultrapassaremos esta fase mais fortes!

As aprendizagens e oportunidades são muitas! Saibamos aproveitá-las! E partilhá-las!

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